Reklamację możemy złożyć, jeżeli przesyłka nie została doręczona lub gdy po upływie 14 dni od jej nadania nie otrzymaliśmy zawiadomienia o próbie jej doręczenia. Reklamacja przysługuje nam także w przypadku doręczenia przesyłki w stanie uszkodzonym.

Najbardziej odpowiednią formą złożenia reklamacji jest forma pisemna, ale można ją także skutecznie zgłosić ustanie do protokołu i w każdy inny sposób, w którym w sposób dostateczny ujawnimy naszą wolę.

Reklamacja powinna zawierać: rodzaj przesyłki, oryginał potwierdzenia nadania przesyłki, datę i miejsce nadania, protokół sporządzony bezpośrednio przy przyjęciu uszkodzonej przesyłki – w przypadku jej przyjęcia przez adresata, oraz opakowanie uszkodzonej przesyłki, numer nadany przesyłce przez operatora pocztowego, uzasadnienie reklamacji, kwotę odszkodowania w przypadku, gdy reklamujący żąda odszkodowania, podpis reklamującego.

Nadawca albo adresat mogą zgłosić reklamację w każdej placówce operatora świadczącego powszechne usługi pocztowe.